L’organisation des fêtes de fin d’année en entreprise est l’occasion idéale pour offrir à vos collaborateurs un moment festif, propice à la cohésion d’équipe et au partage autour d’un moment inoubliable. Lieu de la fête, type de rassemblement, budget, programme, traiteur…
Dans ce guide, nous vous accompagnons dans la planification de votre fête d’entreprise, pour mettre en place un événement réussi, gourmand et rempli de bons souvenirs.
Que ce soit autour d’un bon repas de fête élaboré par un traiteur, dans un lieu festif avec une ambiance musicale, ou dans un esprit fédérateur avec des jeux en équipes de type team building, vous trouverez forcément de quoi faire plaisir à vos employés !
Organiser une fête de fin d’année dans votre entreprise
En tant qu’employeur, organiser un événement de fin d’année possède de multiples avantages. C’est un moyen simple de remercier les équipes et d’offrir un moment de détente et de convivialité après une année de travail intense. Les collaborateurs se sentent valorisés, écoutés et considérés, ce qui renforce la bonne ambiance au sein de l’entreprise.
Un moment clé pour renforcer la cohésion
L’état d’esprit festif des fêtes de fin d’année créent une atmosphère particulière par rapport au reste de l’année. Les événements festifs en entreprise permettent de rassembler les collaborateurs autour d’un moment informel, au cours duquel ils peuvent échanger sur des sujets autres que le travail. C’est aussi un moyen de remercier les équipes pour le travail accompli durant l’année écoulée, de célébrer les réussites ou encore de créer du lien entre les différents départements ou agences qui n’ont pas l’habitude de se côtoyer.
Valoriser l’image de l’entreprise en interne
Les entreprises qui organisent des rassemblements pour les fêtes de fin d’année valorisent leur image de marque en interne, en prouvant leur engagement envers leurs collaborateurs. Ce type d’événement améliore la qualité de vie au travail d’une manière générale : les équipes sont mises en avant et apprécient ces moments fédérateurs.
Les employeurs comme les équipes y trouvent leurs avantages :
- L’employeur peut montrer sa reconnaissance et féliciter ses collaborateurs pour leurs performances et leur motivation;
- Les équipes sont reconnaissantes et passent un moment unique, hors du cadre « travail », pour pouvoir échanger avec les divers membres de l’entreprise, le tout dans une ambiance festive.
Choisir le format de la fête selon son entreprise
Comment organiser une fête de fin d’année en entreprise?
En termes d’organisation de fête de fin d’année en entreprise, les possibilités sont infinies ! Vous pouvez aussi bien prévoir un repas en soirée, en déjeuner ou en afterwork festifs, qu’une journée team building avec des jeux pour renforcer la cohésion d’équipe.
Soirée festive, déjeuner, afterwork ou journée team building
Le type d’événement de fin d’année que vous pouvez prévoir dépend de vos attentes, de la culture d’entreprise que vous souhaitez mettre en avant et du rythme de travail de vos équipes.
Plusieurs types d’événements sont réalisables :
- Les événements en journée : généralement, ils se déroulent sur une journée de travail « off » où toutes les équipes cessent de travailler pour se rassembler. Il peut s’agir d’un lunch à midi, avec des animations et des jeux durant l’après-midi par exemple. Cette option possède l’avantage d’être organisée sur les heures de travail, ce qui facilite la disponibilité des collaborateurs. En revanche, elle nécessite de mettre l’entreprise à l’arrêt quelques heures, ce qui n’est pas toujours réalisable.
- Les événements en soirée : pour cette option, il s’agit de créer un événement en dehors des heures de travail, et de rassembler les équipes dans un lieu neutre ou au sein de l’établissement de travail une fois que tout le monde a fini sa journée. L’ambiance en soirée peut permettre de mettre en place une ambiance plus festive et originale, cependant il est possible que certains membres de l’entreprise ne puissent pas s’y rendre, selon leurs conditions de vie personnelles (gestion familiale, activités, lieu d’habitation…).
Quoi qu’il en soit, les formats en journée ou en soirée sont des moments conviviaux, où l’ambiance festive prône. Les conversations de travail laissent place à des sujets plus légers, les différents départements peuvent faire connaissance et prendre le temps d’échanger.
Quel format choisir pour une soirée d’entreprise réussie?
Exemples de rassemblements festifs en entreprise :
- Les formats conviviaux : autour d’un repas de traiteur, ou un apéritif dînatoire, propices à la conversation et à l’échange;
- Les formats sobres : en petit comité, au sein même de l’entreprise avec quelques amuse-bouches et décorations;
- Les formats festifs : dans un lieu propice à la fête, avec une animation dansante ou des jeux type team building pour rassembler les équipes et les fédérer.
Les animations culinaires sont incontournables pour faire participer les équipes à la création du repas et/ou des boissons dans une ambiance conviviale.
Bien choisir le lieu
Le lieu de réception joue un rôle essentiel pour bien coordonner votre fête d’entreprise. Il est défini en fonction de votre budget, du nombre de personnes conviées, ou encore du type de repas mis en place (repas assis, apéritif dînatoire, cocktail avec amuse-bouches…) et des animations (jeux, discours…).
Plusieurs possibilités viennent à vous : pour plus de simplicité, et si vos locaux d’entreprise peuvent accueillir un événement, vous pouvez organiser votre fête de fin d’année sur place, en interne. Pour les événements d’envergure, vous pouvez louer un espace externe, comme une salle des fêtes, un jardin, un restaurant… capable d’accueillir tous vos convives.
Afin de vous aider à trouver le lieu parfait pour votre réception de fin d’année, retenez ces trois points essentiels à vérifier en amont : l’accessibilité (transports en commun, parkings…), l’ambiance souhaitée (décoration, type de lieu…) et la flexibilité du lieu (capacité d’accueil, intérieur, extérieur, équipements disponibles…).
Élaborer un programme unique
Quelles animations prévoir pour un événement professionnel?
De nombreuses options d’animations sont réalisables pendant les événements professionnels. Chaque entreprise peut prévoir un programme personnalisé pour sa fête de fin d’année. Établir un plan de journée ou de soirée bien précis est idéal pour ne rien oublier, et pour présenter aux convives les différentes animations prévues.
Prévoir les temps forts de la soirée
Il peut s’agir d’un discours du dirigeant, de remises de prix ou encore de séquences de remerciements ou de best-off des temps forts qui ont marqué l’année. Habituellement, ces rassemblements sont effectués à un moment où tous les collaborateurs sont disponibles et à l’écoute (pendant le repas par exemple).
Ensuite, une fois les formalités établies, l’événement peut se clôturer dans une ambiance plus festive, avec de la musique, un espace piste de danse, ou encore un toast collectif.
Choisir un traiteur de qualité
Le traiteur et le repas que vous allez servir à vos convives resteront dans leurs souvenirs. C’est un élément à ne pas laisser au hasard pour être sûr de réussir votre événement d’entreprise !
Adapter le menu à la configuration de l’événement
En fonction de l’espace disponible dans le lieu de la fête de fin d’année de votre entreprise, et du type d’événement que vous organisez, vous avez le choix entre plusieurs possibilités pour régaler vos collaborateurs.
Un traiteur propose une multitude d’options de repas :
- Cocktail dînatoire;
- Buffet à partager;
- Dîner assis;
- Menus festifs;
- Menus saisonniers;
- Options végétariennes…
Toutes ces options sont à définir avant l’événement, en fonction de vos besoins et de l’ambiance que vous avez envie de créer. Les équipes de Philémon Traiteur accompagnent les entreprises en concevant un service entièrement personnalisable de la mise à disposition de professionnels pour un service à table, à la création de pièces cocktails, ou encore la livraison de buffets clé en main.
Soigner l’expérience culinaire
Pensez au bien-être de vos invités, et privilégiez des produits frais, de qualité et de saison, en mettant l’accent sur la présentation et l’originalité. Vous pouvez également prévoir un menu en accord avec le thème ou encore la décoration de votre événement pour plus d’harmonie.
Anticiper la logistique pour un événement sans accrocs
Quand commencer à prévoir une fête de fin d’année au bureau?
Il est important de s’y prendre quelques mois à l’avance pour prévoir une fête au bureau, car ce sont des rassemblements qui nécessitent une organisation millimétrée : choix de la date et du lieu, envoi des invitations, réservation des prestataires…
Planning, organisateurs, confort, sécurité… L’organisation de votre événement de fin d’année en entreprise doit prendre en compte ces différents éléments pour être réussie et sans fausses notes.
Construire un rétro planning détaillé
Quel que soit le type d’événement (séminaire, repas de noël, team building…) que vous prévoyez, il doit être organisé à l’avance avec un planning détaillé. Réservez vos prestataires événementiels d’entreprise plusieurs semaines à l’avance pour garantir leur disponibilité (animateur, traiteur, photographe, barman…). Pour que la planification de votre fête d’entreprise soit réussie, vous pouvez également identifier un chef de projet ou un référent en interne qui se charge des aspects techniques concernant les invités (invitations, nombre de personnes présentes, élaboration du planning de la soirée…).
Enfin, prévoyez une check-list pour ne rien oublier le jour-j et garantir le bon déroulement de l’événement : signalétique, matériel, équipements, plan B…
Assurer le confort et la sécurité des invités
Pour finir, un événement d’entreprise réussi doit prendre en compte les règles de sécurité et d’assurance, pour éviter les risques et garantir le bien-être des collaborateurs participants.
Gérez les transports, les horaires et les régimes alimentaires spécifiques pour que tout le monde puisse se rendre sur le lieu sans encombre et profiter du repas. Vous pouvez également prévoir des solutions de transports et de prévention si de l’alcool est servi (éthylotests, VTC…).
